“كان المشروع ناجحًا!”

هذا هو الاقتباس الحلم والمفضل لكل صاحب مشروع.

مع ذلك يتم استثمار الكثير من الوقت والجهد والطاقة والموارد والأشخاص في عدد كبير من المشاريع في كل عام، و نادرًا جداً ما يتم نطق او ذكر هذا الاقتباس في الواقع! 

لذلك ما هو بالضبط تعريف نجاح اي مشروع؟ هل يبدو الأمر كما لو أننا بأتم الرضا عن النجاح او الفشل؟ هل هذا يعني أن العميل سعيد وراضي؟ او كلاهما؟ ماذا عن المساهمين والمعاونين؟ هل هم سعداء كذلك؟

يقول الدكتور تيري كوك ديفيز، وهو قائد فكري معروف عن نجاح المشاريع، إن هناك علاقة مباشرة بين جميع العوامل اللازمة لنجاح المشروع وهنالك ايضاً فرق كبير بين مصطلحي "نجاح المشروع" و "نجاح إدارة المشروع".

لذلك نحن بحاجة إلى توضيح هذين المصطلحين! اولاً نجاح إدارة المشروع، وهو في الأساس تقديم أشياء عالية الجودة في الوقت المناسب مع تحقيق جميع المتطلبات اي بمعنى آخر (كفاءة المشروع) ، اما بالنسبة لنجاح المشروع، وهو أمر أوسع بكثير فهو فن تحقيق الأهداف والغايات، وتقديم الجودة الموعودة في الوقت المناسب ، دون خلق اي تكاليف إضافية.

١- التخطيط الجيد للمشروع يقلل من التوتر!

فكر في خطة المشروع على أنها دليل للتعليمات الذي تُوّجه للجميع بسلاسة خلال خطوات النجاح دون الحاجة إلى تخمينات غامضة، هذا النوع من الوضوح والتخطيط الجيد يرسل حشوًا مشوشًا ويفسح المجال لاستقرار و سلام المشروع.

٢- التخطيط يوحي ويبني الثقة!

التخطيط الجيد للمشروع لا يبطل فقط المشاعر السلبية اثناء عمل المشروع، إنه يوفر تعزيزًا إيجابيًا للثقة لجميع المشاركين والعاملين في المشروع، لذلك لا داعي للتساؤل عما إذا كان التقدم يواكب الموعد النهائي او لا، ولا يتعين على فريقك تخمين ما يجب أن يتعامل معه بعد ذلك، ولا يتعين على القادة والعاملين القلق بشأن ما إذا كان لديك استراتيجية لتقديم ما يحتاجون إليه في الوقت المحدد والميزانية المطلوبة.

٣- التخطيط يقود الى التواصل الجيد والفعّال!

يعلم الجميع أن التواصل مهم جداً في إدارة ونجاح المشروع، وتعد الخطة المدروسة بشكل صحيح واحدة من أكثر أدوات الاتصال فعالية التي يمكنك استخدامها لإطلاع الجميع على مشروعك، هذا لأنه يوثق ويربط كل التفاصيل المهمة حول مشروعك ، حتى عندما تتغير الأشياء وتتبدل!

لذلك مع استخدام العديد من البرامج والتطبيقات التي تساعد في التخطيط الجيد والتواصل مع العاملين في المشروع لست مضطرًا لأن تكون الوسيط الوحيد لدفع المشاريع إلى الأمام، كل شخص لديه حق الوصول إلى الخطة ويمكنه التحقق من التقدم والتعاون في العمل في الوقت الفعلي.

يؤدي تبسيط جميع طرق التواصل في مشروعك حول خطة مركزية مدروسة إلى كفاءة أفضل وأخطاء أقل.

٤-التخطيط الجيد يمكن ان يوَّحد الفريق!

تميل تدفقات العمل السلسة إلى تخطي الخطة لصالح الوصول إلى المهام المطروحة، لكن ليس من الضروري أن تقف الخطة في طريق عمل المشروع، في الواقع، تعمل الخطة على حشد وتكوين فريقك حول رؤية مشروع واحد حتى يتمكنوا من تنفيذ المهام بشكل أسرع، حيث تكون الأولويات واضحة، والتوقعات متوافقة، والجميع يعرف بالضبط ما يجب أن يحدث لعبور خط النهاية للمشروع في الوقت المحدد.

من خلال الخطة، يمكن لفريقك بسهولة رؤية كيف يؤثر عملهم على الآخرين ويؤثر على الموعد النهائي، ويوفر هذا ايضاً دفعة إضافية من الدافع والتحفيز للبقاء على المسار الصحيح ويمنع الارتباك من تعثر مشروعك.

٥- التخطيط يحافظ على الوصول على المواعيد النهائية في وقتها!

 إذا كنت ترغب في كسب النوايا الحسنة والثقة، فأنت بحاجة إلى تسليم المشاريع في الوقت المحدد، تحديدك للأوقات النهائية هو المكان الذي يأتي فيه التخطيط الجيد!

تقسم الخطة الجدول الزمني للمشروع إلى خطوات قابلة للقياس حتى تتمكن من تتبع التقدم في الموعد النهائي، حتى إذا بدأت الأمور في الركض للخلف او التراجع، يمكنك التدخل مبكرًا وتحديد ما يجب تغييره حتى تعود الأمور إلى المسار الصحيح.

٦- التخطيط و الربح!

يمكن للعديد من العوامل أن تستنزف أرباح المشاريع، لذلك بتحديد و استخدام خطة جيدة، من المرجح أن تحقق أهداف مشروعك في الوقت المحدد و بالميزانية المطلوبة، حيث يؤدي تقليل الوقت والمال المهدر إلى توفير مساحة أكبر لنمو عملك فعليًا.

٧- التخطيط وتقليل المخاطر!

تمامًا مثل التغيير! تعد المخاطر جزءًا لا يتجزأ من عمل اي مشروع، بينما لا يمكنك التحكم في كل المخاطر المحتملة التي قد تحدث، يمكنك إدارتها من خلال عمل خطة صحيحة للمشروع.

يجب ان تفكر في خطتك باعتبارها مستندًا حيًا يتيح لك الحفاظ على هدفك في مشروعك أثناء تقدمه، حيث يمكنك التطلع إلى الأمام في مشروعك ومعالجة المشكلات قبل أن تصبح مشكلة كبيرة.

٨- التخطيط يقلل من جهد وعمل الفريق!

يمكّنك تخطيط مشروعك من ناحية وضع جدول زمني حيث يُأخذ في الاعتبار عبء وجهد العمل الكامل لأعضاء فريقك، فبهذه الطريقة لا تحمّل أي شخص الكثير من المهام أو تحدد مواعيد نهائية لا يمكنه تحديدها.

ختاماً، من خلال فهم الفوائد للتخطيط الجيد والعلاقة بينه و بين نجاح مشروعك، ستكون أكثر تحفيزًا لتكريس الوقت والجهد المناسبين حيث سيجعلك أنت وشركتك وفريقك تستمتعون بالنتائج النهائية للتخطيط الجيد و الكفاءة والنمو! وتذكر دائماً ان الهدف هو المكان الذي تريد شركتك أن تكون فيه في وقت معين وستوفر عليك الخطة الصحيحة مع التخطيط الجيد الوصول إلى هناك في الوقت المطلوب.